Termine in circleOS werden über einen geführten Buchungsablauf erstellt. Für die meisten Teams ist das der schnellste Weg für neue Buchungen. Derselbe Ablauf wird auch wiederverwendet, wenn du einen bestehenden Termin verschiebst oder aus einer vorhandenen Buchung erneut buchst.
Einen neuen Termin erstellen
Die meisten Teams starten auf der Seite Buchungen und wählen Buchung. Du kannst denselben Ablauf auch aus einem Patientenkontext, aus einem Kalenderslot oder aus einer bestehenden Buchung öffnen, die du gerade änderst.
Der Buchungsablauf kann nach diesen Schritten fragen:
- Standort
- Patient
- Leistung oder Leistungsvariante
- Behandler:in oder Beliebige:r Behandler:in
- Datum
- Uhrzeit
- Prüfen
circleOS überspringt Schritte automatisch, wenn bereits genügend Informationen vorhanden sind. Zum Beispiel:
- Wenn du bereits einen aktiven Standort gesetzt hast, kann circleOS ihn automatisch verwenden.
- Wenn du den Ablauf von einem Patienten, Standort, einer Leistung, einer Leistungsvariante, einem Slot oder einer bestehenden Buchung aus geöffnet hast, sind einzelne Schritte oft schon vorausgefüllt.
- Wenn die Leistung nur eine verfügbare Person hat oder die Auswahl der Behandler:innen für diese Leistung ausgeblendet ist, wird der Behandler:innen-Schritt übersprungen.
- Wenn du von einem konkreten Slot aus startest, können Datum und Uhrzeit bereits gesetzt sein.
Bei vielen Leistungen kannst du im Behandler:innen-Schritt auch Beliebige:r Behandler:in wählen. Beratungsleistungen verlangen häufiger eine konkrete Person.
Was du vor der Bestätigung prüfst
Im letzten Schritt prüfst du:
- den Patienten
- die ausgewählte Leistung oder Variante
- Datum und Uhrzeit
- die Behandler:in oder dass der Termin mit einer beliebigen verfügbaren Person stattfinden darf
- ob der Patient diese Person ausdrücklich angefragt hat, falls eine konkrete Person gewählt wurde
- ob der Patient eine Bestätigungsnachricht erhalten soll
Wenn Bestätigungs-E-Mails für die Leistung deaktiviert sind, schaltet circleOS die Patientenbenachrichtigung automatisch aus.
Einen bestehenden Termin umbuchen
Öffne eine bestätigte übergeordnete Buchung und verwende Verschieben. Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn Terminplanung für deinen Workspace aktiviert ist und deine Rolle Buchungen erstellen darf.
Beim Verschieben öffnet circleOS denselben Buchungsablauf erneut. Patient, Leistungsvariante, Behandler:in und Standort bleiben nach Möglichkeit vorausgefüllt. Du wählst vor allem ein neues Datum und eine neue Uhrzeit, prüfst die Angaben und bestätigst die Änderung.
Wenn die Buchung nicht mehr im Status bestätigt ist, siehst du normalerweise Erneut buchen statt Verschieben. Erneut buchen erstellt eine neue Buchung mit den vorhandenen Daten als Ausgangspunkt, bleibt aber eine neue Buchung. Im Live-Modus und bei Unterbuchungen wird die normale Aktion Verschieben nicht angezeigt.
Praktische Tipps
- Wenn du den größten Teil des Tages von einer Praxis aus arbeitest, stelle deinen aktiven Standort zuerst ein. Das reduziert unnötige Standortauswahlschritte in der gesamten App.
- Wenn du keine Zeiten siehst, prüfe zuerst die Standorteinrichtung: Die Leistungsvariante muss dort buchbar sein und es muss eine verfügbare Behandler:in für diesen Standort geben.
- Wenn der Behandler:innen-Schritt verschwindet, ist für diese Leistung entweder die Auswahl ausgeblendet oder es gibt an diesem Standort nur eine verfügbare Person.
- Wenn du Patient, Leistung oder Standort komplett ändern musst, ist es meistens sauberer, eine neue Buchung zu erstellen, statt einen bestehenden Termin zu verschieben.
- Wenn im Behandler:innen-Schritt Beliebige:r Behandler:in angeboten wird, kann circleOS nach der Slot-Auswahl trotzdem noch eine konkrete Person zuordnen.