Patienten-Onboarding in circleOS passiert normalerweise als Workflow und nicht in einem einzelnen Bildschirm. Ziel ist, dem Patienten die richtigen Links, Formulare und Folgedokumente zu geben, bevor dein Team etwas prüfen muss.
In der Praxis kombinieren die meisten Teams:
- einen Service- oder Varianten-Buchungslink, wenn der Patient noch einen Termin auswählen muss
- einen Checkout-Link für eine Produktvariante, wenn der Patient ein bestimmtes Produkt kaufen soll statt einen Termin zu buchen
- einen Terminlink, wenn bereits eine Buchung existiert und der Patient dorthin zurückkehren soll
- ein oder mehrere Pflichtformulare
- geteilte Folgedokumente, wenn etwas unterschrieben, gelesen oder geprüft werden soll
Ein praktischer Onboarding-Ablauf
- Teile den richtigen Einstiegslink. Meist ist das ein Service- oder Servicevarianten-Buchungslink. In manchen Direktkauf-Workflows ist es stattdessen ein Checkout-Link für eine Produktvariante. Wenn die Buchung schon existiert, teile stattdessen den Terminlink aus dieser Buchung.
- Ergänze alle Formulare, die der Patient ausfüllen muss, meist über Service-Anforderungen oder eine einzelne Patientenanforderung.
- Sende den Patienten-Formularlink per E-Mail, SMS oder QR-Code aus einer Pflichtformularliste.
- Prüfe die Einreichung in Patientenprofil → Formulareinreichungen. Wenn die Einreichung zu einer Buchung gehört, kannst du sie auch im Buchungs-Workflow prüfen.
- Aktiviere oder veröffentliche alle Folgedokumente oder Pläne, bevor du sie mit dem Patienten teilst.
Wenn der Patient direkt bei deinem Team in der Praxis steht, ist QR meist der schnellste Schritt. Wenn der Patient nicht vor Ort ist, lassen sich E-Mail oder SMS meist leichter nachverfolgen.
Was Patienten selbst erledigen können
Patienten können meist die Teile übernehmen, die keine Prüfung durch dein Team brauchen:
- Auswahl eines Termins über einen Service- oder Varianten-Buchungslink
- Öffnen eines direkten Checkout-Flows über einen Produktvarianten-Link, wenn euer Workflow das nutzt
- Öffnen einer bestehenden Buchung und in manchen Abläufen auch das Stornieren in der Patienten-App
- Aufnahme-, Einwilligungs- und andere Pflichtformulare
- Öffnen aktiver Pläne, veröffentlichter Dokumente oder anderer patientenseitiger Datensätze, die du mit ihnen geteilt hast
Was bei deinem Team bleibt
Dein Team behält die Verantwortung für die operativen Entscheidungen:
- entscheiden, welcher patientenseitige Link in den Workflow gehört
- Formularanforderungen erstellen und pflegen
- prüfen, ob Einreichungen vollständig und gültig sind
- Pläne aktivieren und Dokumente veröffentlichen, bevor sie geteilt werden
- nachfassen, wenn etwas fehlt oder fehlerhaft ist
Ein nützliches Muster
Wenn eine Leistung Aufnahmeformulare nutzt, ist es meist am saubersten, Patienten immer wieder an denselben Einstiegspunkt für offene Formulare zurückzuschicken, statt sie selbst nach dem richtigen Formular suchen zu lassen.
Für geteilte Dokumente gilt: Das Dokument muss veröffentlicht sein, bevor es patientenseitig sichtbar wird. Wenn das Dokument zu einem Plan, einer Rechnung oder einem Laborauftrag gehört, veröffentliche es aus diesem übergeordneten Workflow und nicht nur auf der Dokumentdetailseite. Bei Plänen muss außerdem der Plan selbst aktiv sein, bevor der Link in die Patienten-App der richtige Link zum Teilen ist.
Für mehr zum patientenseitigen Formularablauf siehe Formulare im Patientenportal.