Checkout wandelt einen Besuch in abrechenbare Positionen um, führt dich durch die Rechnungsbearbeitung und bringt dich danach zurück zum Besuch.
In den meisten Praxen beginnt der Checkout im Live-Modus über Zum Checkout schieben im Besuchs-Warenkorb.
Bevor du beginnst
- Stelle sicher, dass im Live-Modus der richtige Patient ausgewählt ist.
- Schließe Kaufaufgaben ab, die vor der Abrechnung erledigt werden sollen. Checkout kann dir offene Kaufaufgaben während des Ablaufs ebenfalls anzeigen.
- Prüfe Diagnosen und erforderliche Formulare, wenn dein Ablauf davon abhängt.
- Wenn eine Buchung im Checkout fehlt, prüfe, ob sie zum selben Patienten gehört und bereits den Status show hat. Nur solche Buchungen werden in den Checkout-Warenkorb übernommen.
So sieht der Checkout-Ablauf aus
Der Checkout-Bildschirm arbeitet mit vier Schritten plus einer Abschlussseite:
- Warenkorb: Positionen, Summen, Warnungen und bereits angewendete Gutscheine prüfen.
- Freigeben: Jede Rechnung öffnen, die im verbundenen Abrechnungssystem noch Arbeit braucht.
- Zahlung: Versand- und Zahlungsoptionen wählen, wenn der Warenkorb sie benötigt.
- Bestätigen: Aktualisieren, bis circleOS jede verknüpfte Rechnung als bezahlt sieht.
- Fertig: Falls nötig, die Zahlung erfassen und dann zum Besuch zurückkehren.
Wenn mehr als eine Rechnung nötig ist, führt circleOS dich nacheinander durch diese und zeigt deinen Fortschritt an.
Schritt 1: Warenkorb überprüfen
Im ersten Schritt prüfst du:
- abrechenbare Leistungen oder Produkte
- Summen, Steuern und Rabatte
- Warnungen zu Positionen, die nicht einbezogen wurden
- Positionen, die bereits abgedeckt sind und keine neue Belastung erzeugen
Wenn dein Workspace Gutscheine verwendet, kannst du hier einen anwenden.
Wenn Checkout eine Warnung zeigt, lies sie vor dem Fortfahren. Warnungen können bedeuten, dass eine Buchung nicht abrechnungsbereit war, dass eine Position nicht hinzugefügt werden konnte oder dass ein Gutschein nicht auf eine der Buchungen angewendet werden konnte.
In manchen Checkouts siehst du Keine neuen abrechenbaren Positionen. Dann sind die verknüpften Buchungen bereits durch ein Entitlement oder eine frühere Zahlung abgedeckt, aber circleOS muss den Rechnungsablauf möglicherweise trotzdem noch abschließen.
Schritt 2: Rechnungswarteschlange abarbeiten
Nach dem Fortfahren erstellt circleOS die Rechnungswarteschlange für den aktuellen Checkout.
Wenn dein Workspace InSuite nutzt, zeigt circleOS die nächste Rechnung, die noch Arbeit braucht, und bietet In InSuite öffnen an. Finalisiere die Rechnung dort und kehre dann zu circleOS zurück.
Der Checkout aktualisiert den Rechnungsstatus während du arbeitest, auch wenn du zum Tab zurückkehrst. Zusätzlich kannst du Status aktualisieren manuell verwenden. Sobald alle Rechnungen finalisiert sind, geht der Ablauf automatisch weiter.
Schritt 3: Zahlung auswählen
Sobald die Rechnungswarteschlange bereit ist, wechselt circleOS zum Zahlungsschritt.
- Wenn Versand nötig ist, wähle zuerst die Versandmethode. Wenn es genau eine Versandoption gibt, kann circleOS sie automatisch setzen.
- Wenn der Warenkorb In-App-Zahlungsanbieter unterstützt, wähle den Anbieter und fahre fort. Wenn es nur einen nutzbaren Anbieter gibt, kann circleOS ihn vorwählen.
- Einige Praxen schließen die Zahlung weiterhin außerhalb von circleOS ab und kehren dann zurück, um den Rechnungsstatus zu aktualisieren.
Schritt 4: Rechnungen als bezahlt markieren
Nach dem Zahlungsschritt prüft circleOS den Status der verknüpften Rechnungen.
Wenn eine Rechnung noch nicht als bezahlt markiert ist, bleibst du im Schritt Bestätigen. Dort kannst du die Rechnung erneut in InSuite öffnen und den Status aktualisieren, bis er übereinstimmt. Sobald alle verknüpften Rechnungen bezahlt sind, geht der Ablauf automatisch weiter.
Checkout abschließen
Wenn alle Rechnungen bezahlt sind, wechselt circleOS auf die Abschlussseite.
Je nach Zahlungsablauf ist der Checkout sofort fertig oder bittet dich noch, die Zahlung zu erfassen, bevor du zum Besuch zurückkehrst.
Häufige Situationen
- Du siehst Checkout-Warnungen: Einige Buchungen oder Positionen wurden nicht einbezogen. Lies die Warnung sorgfältig, bevor du fortfährst.
- Eine Buchung fehlt im Warenkorb: Im aktuellen Ablauf werden nur Buchungen mit Status show übernommen.
- Keine neuen abrechenbaren Positionen erscheinen: Der Besuch ist möglicherweise bereits durch ein Entitlement, eine frühere Zahlung oder eine bestehende Rechnung abgedeckt.
- Die Rechnung wirkt festgefahren: Nutze Status aktualisieren, nachdem du die Rechnung in InSuite freigegeben oder bezahlt hast.
- Checkout fragt nach Patientendaten: Ergänze im Patientenprofil die fehlende Stadt, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und versuche es erneut.
- Checkout fragt nach Abrechnungseinrichtung: Die Rechnungs- oder Standorteinstellungen müssen möglicherweise angepasst werden, bevor Rechnungen erstellt werden können.
- Checkout ist nicht mehr verfügbar: Gehe zurück in den Live-Modus und öffne den Checkout für den Besuch erneut.
- Du brauchst die Rechnung später: Öffne sie erneut im Patientendatensatz oder im Bereich Rechnungen.