Patienten füllen Formulare normalerweise außerhalb des Team-Workspace aus, auf ihrem eigenen Telefon oder Computer, über einen patientenseitigen Formular-Link.
Es gibt zwei übliche Link-Arten:
- eine Formular-URL für genau ein bestimmtes Formular
- einen Patientenformular-Link, der den allgemeinen patientenseitigen Formularablauf öffnet
Der Unterschied ist einfach:
- eine Formular-URL öffnet genau ein ausgewähltes Formular
- der Patientenformular-Link öffnet den gemeinsamen Einstieg und zeigt nach dem Login alles, was für diesen Patienten gerade relevant ist
Wie Patienten Formulare bekommen
Aus circleOS heraus kann dein Team Patienten auf mehrere Arten in den Formularablauf schicken:
- eine Formular-URL, die von einer Formulardetailseite kopiert wurde
- einen Patientenformular-Link per E-Mail oder SMS aus einer Pflichtformularliste
- einen QR-Code, der in der Praxis aus denselben Pflichtformular-Werkzeugen angezeigt wird
In der Praxis verteilen QR-Code, E-Mail und SMS alle denselben gemeinsamen Patientenformular-Link. Der Patient meldet sich dort an und sieht danach die Formulare, die aktuell für ihn relevant sind.
Was Patienten dann tun
- Der Patient öffnet den Link, den du geteilt hast.
- Wenn es der gemeinsame Patientenformular-Link ist, meldet er sich an und sieht dann die aktuell relevanten Formulare.
- Er füllt entweder das eine gezielt geteilte Formular oder die komplette aktuell offene Formularliste aus.
- circleOS speichert das Ergebnis als Formulareinreichung.
Was das Team danach sieht
Sobald der Patient eingereicht hat:
- springt das Pflichtformular von fehlend auf erledigt, sobald circleOS eine gültige Einreichung hat
- erscheint die Einreichung unter Patient → Formulareinreichungen, wenn sie mit diesem Patienten verknüpft ist
- kann sie zusätzlich über die zugehörige Buchung geprüft werden, wenn die Einreichung mit einem Termin verknüpft ist
Je nach Formulareinstellungen können Einreichungen außerdem:
- verknüpfte Dokumente erzeugen
- diese Dokumente für den Patientenzugang veröffentlichen
- Folge-Workflows wie die Erstellung eines Planentwurfs auslösen
Wenn das Team ein bereits ausgefülltes Papierformular dokumentieren muss, kann es aus einer fehlenden Anforderung heraus auch ein PDF als manuelle Formulareinreichung hochladen.
Welchen Link du wann nutzen solltest
- Nutze die Formular-URL, wenn der Patient genau ein bestimmtes Formular öffnen soll.
- Nutze den Patientenformular-Link, wenn circleOS dem Patienten alles zeigen soll, was gerade noch fehlt.
Der Patientenformular-Link ist der Link hinter QR, E-Mail und SMS in Pflichtformularlisten und in Live Mode.
Wenn du unsicher bist, ist der Patientenformular-Link meistens die sicherere Wahl. Wenn E-Mail oder SMS in deinem Workspace noch nicht bereit sind, ist der QR-Code in der Praxis der einfachste Ausweichweg.
Gute Alltagsfälle
Dieser Ablauf passt besonders gut für:
- Aufnahme vor dem ersten Termin
- Einwilligungsformulare
- Fragebögen vor dem Besuch
- Folgeformulare, die der Patient zu Hause ausfüllen soll