Eine Formulareinreichung ist das ausgefüllte Ergebnis eines Formulars, also das, was der Patient oder ein Teammitglied tatsächlich eingetragen oder hochgeladen hat. Auf Basis dieser Einreichungen entscheidet circleOS, ob ein Pflichtformular als erledigt gilt.
Wo du Einreichungen ansehen kannst
Du kannst Formulareinreichungen an mehreren Stellen prüfen:
- Patientenprofil → Formulareinreichungen für alles, was ein Patient eingereicht hat
- Buchung / Termin → Formulareinreichungen für einen einzelnen Besuch
- Einstellungen → Workflow → Formulare → ein Formular → Einreichungen für die Prüfung eines einzelnen Formulars über alle Patienten hinweg
Was du mit einer Einreichung tun kannst
Wenn du eine Einreichung öffnest, kannst du normalerweise:
- die erfassten Antworten prüfen
- verknüpfte Dokumente oder PDFs öffnen
- zwischen mehreren verknüpften Dokumenten wechseln
- die Einreichung invalidieren, wenn sie nicht mehr zählen soll
Wenn eine Einreichung invalidiert wurde oder unter den Gültigkeitsregeln des Formulars abgelaufen ist, erfüllt sie die Anforderung nicht mehr.
Manuelle Uploads
Das Team kann PDF-Dokumente manuell als Formulareinreichung hochladen. Das ist nützlich für Papierformulare aus der Praxis oder für PDFs, die außerhalb des normalen patientenseitigen Ablaufs eingegangen sind.
Es gibt zwei Wege für den manuellen Upload:
Über das Patientenprofil
Nutze das, wenn du eine Einreichung für einen Patienten hinzufügen willst, ohne von einer fehlenden Anforderung auszugehen.
- Öffne das Patientenprofil.
- Öffne das Aktionsmenü des Patienten.
- Wähle Upload → Formulareinreichung hochladen.
- Wähle Formular und PDF-Datei aus.
Über eine Pflichtformularliste
Nutze das, wenn du eine bestimmte Formularanforderung erfüllen willst, zum Beispiel in Live Mode, in Plänen oder in anderen Pflichtformularlisten.
- Suche das fehlende Formular in der Liste Pflichtformulare.
- Klicke auf das Upload-Symbol neben dem Formularnamen.
- Wähle die PDF-Datei und bestätige.
Was ein manueller Upload erzeugt
Wenn eine Einreichung manuell hochgeladen wird:
- erscheint sie in den Einreichungslisten wie jede andere Einreichung
- wird ein verknüpftes Patientendokument für das PDF erstellt
- wird die fehlende Anforderung sofort erfüllt
- zeigt der Einreichungs-Viewer das verknüpfte PDF an
- gibt es normalerweise keine strukturierten Frage-und-Antwort-Daten
Manuelle Uploads akzeptieren nur PDF-Dateien. Das hochgeladene PDF wird als verknüpftes Patientendokument gespeichert und sofort geteilt. Nutze den Upload deshalb nur für Dateien, die der Patient auch sehen darf.
Was „erledigt“ bedeutet
Wenn ein Formular erforderlich ist, zeigt circleOS es als:
- Fehlend: Es gibt noch keine gültige Einreichung für diesen Patienten.
- Erledigt: Es existiert eine gültige Einreichung für diesen Patienten, und falls ein Ablauf hinterlegt ist, liegt sie noch im gültigen Zeitraum.
Ein verknüpftes Dokument hilft beim Prüfen, aber die Einreichung selbst steuert den Abschlussstatus.
Eine Einreichung invalidieren
Wenn eine Einreichung nicht mehr zählen soll, öffne sie und nutze die Aktion zum Invalidieren. Das ändert nur die Gültigkeit der Einreichung. Verknüpfte Dokumente werden dadurch nicht gelöscht oder zurückgezogen.
Häufige Probleme
- Ein Pflichtformular bleibt auf „fehlend“: Prüfe, ob wirklich das richtige Formular eingereicht wurde und ob die Einreichung noch gültig ist.
- Du findest eine Einreichung nicht: Starte im Patientenprofil und prüfe danach die zugehörige Buchung, wenn das Formular terminbezogen war.
- Es gibt eine Einreichung, aber du brauchst zusätzlich ein Dokument: Ob eines existiert, hängt von der Formularkonfiguration ab. Manuelle Uploads erzeugen immer ein verknüpftes PDF-Dokument.
- Ein manueller Upload schlägt fehl: Prüfe, ob die Datei ein PDF ist und ob Patient und Formular ausgewählt wurden.