Du erstellst das eigentliche Formular meistens zuerst in deinem externen Formulartool und fügst es danach in circleOS hinzu, damit das Team es anfordern, senden und Einreichungen nachverfolgen kann.
Ein Formular in circleOS anlegen
- Gehe zu Einstellungen → Workflow → Formulare.
- Klicke auf Formular erstellen.
- Fülle aus:
- Titel: der Name, den das Team wiedererkennt
- Externe ID: die ID aus deiner Formularplattform, zum Beispiel die Fillout-Formular-ID
- Plattform: meistens
fillout
- Speichere das Formular.
Neue Formulare werden unveröffentlicht angelegt. Nach dem Speichern öffnet circleOS direkt die Formulardetailseite, damit du die Konfiguration noch prüfen kannst, bevor das Team das Formular verwendet.
Wenn bereits ein Formular mit derselben Externen ID existiert, blockiert circleOS das Duplikat. So entstehen nicht versehentlich zwei Datensätze für dasselbe externe Formular.
Was du auf der Formulardetailseite tun kannst
Die Formulardetailansicht hat zwei Haupt-Tabs:
- Einreichungen, um alles zu prüfen, was für dieses Formular eingegangen ist
- Einstellungen, um den Formulareintrag und das Sync-Verhalten zu pflegen
Im Übersichtsbereich siehst du die wichtigsten Metadaten auf einen Blick, darunter Externe ID, Plattform, Veröffentlichungsstatus, Kategorie, Priorität, Sync-Modus, Dokument-Sync-Einstellungen und Formular-Gültigkeit.
Tab Einreichungen
Verwende Einreichungen, um alle Einreichungen dieses Formulars patientenübergreifend zu prüfen.
Tab Einstellungen
Verwende Einstellungen, um Titel oder Externe ID zu ändern und zu steuern, wie Einreichungen behandelt werden.
Die wichtigsten Schalter sind:
- Veröffentlicht: ob das Formular in Anforderungen und Workflows verwendet werden kann
- Massen-Sync statt Webhook verwenden: wenn aktiv, kommen Einreichungen nur über den geplanten täglichen Bulk-Sync; die Webhook-URL wird dann nicht genutzt
- Dokumente synchronisieren: erstellt Dokumentdatensätze aus Einreichungen
- Dokumente automatisch veröffentlichen: veröffentlicht diese synchronisierten Dokumente automatisch
- Pläne aus Einreichungen generieren: erstellt bei neuen Einreichungen automatisch einen Planentwurf
Diese letzte Option liegt im Tab Einstellungen und nicht im Übersichtsbereich. Dadurch übersieht man sie beim ersten Einrichten leicht.
Aktionen in der rechten Seitenleiste
Je nach Plattform und Sync-Modus zeigt die Seitenleiste:
- URL kopieren: kopiert den patientenseitigen App-Link zu genau diesem Formular
- In Fillout öffnen: springt in den Fillout-Editor dieses Formulars; erscheint nur bei Fillout-Formularen mit externer ID
- Webhook-URL: wird angezeigt, wenn Bulk-Sync aus ist und deine Formularplattform direkt an circleOS senden soll
- Telefon-Vorschau: zeigt eine schnelle Vorschau, wenn circleOS aus den vorhandenen Daten eine patientenseitige Formular-URL ableiten kann
Das typische Setup
Für die meisten Teams sieht der Ablauf so aus:
- Formular anlegen.
- Veröffentlicht aktivieren.
- Entscheiden, ob Einreichungen per Webhook oder geplantem Bulk-Sync hereinkommen sollen.
- Dokumente synchronisieren nur aktivieren, wenn Einreichungen zusätzlich Patientendokumente erzeugen sollen.
- Dokumente automatisch veröffentlichen nur aktivieren, wenn diese Dokumente sofort patientenseitig sichtbar sein sollen.
- Pläne aus Einreichungen generieren nur aktivieren, wenn jede neue Einreichung einen Planentwurf anstoßen soll.
Wenn keine Einreichungen ankommen
Prüfe diese Punkte in dieser Reihenfolge:
- Das Formular ist Veröffentlicht.
- Die Externe ID stimmt mit dem Formular in deiner externen Plattform überein.
- Der richtige Sync-Modus ist aktiv:
- Webhook-Modus, wenn das externe Tool an die Webhook-URL sendet
- Bulk-Sync-Modus, wenn du auf den geplanten Sync vertraust
- Die Einreichung kam mit genug Patientenkontext bei circleOS an, damit sie dem richtigen Patienten zugeordnet werden kann.
- Dokumente synchronisieren ist nur dann nötig, wenn du zusätzlich ein verknüpftes Dokument erwartest. Für das reine Tracking der Einreichung ist dieser Schalter nicht erforderlich.