Formulare

Formulare in circleOS sind Fragebögen, mit denen dein Team Informationen von Patienten oder Mitarbeitenden sammelt. Typische Beispiele sind Aufnahmeformulare, Einwilligungen, Checklisten vor dem Termin und Nachsorgeformulare.

Die meisten Teams bauen den eigentlichen Fragebogen zuerst in einem externen Anbieter wie Fillout und registrieren ihn dann in circleOS. circleOS übernimmt den operativen Teil darum herum: Formulare an Workflows hängen, patientenseitige Links senden, Einreichungen nachverfolgen und zeigen, was noch fehlt.

Die zwei Teile, die du getrennt denken solltest

Formulare sind die wiederverwendbaren Einträge unter Einstellungen → Workflow → Formulare.

Jeder Formulareintrag speichert Dinge wie:

den Titel
die externe Formular-ID
die Plattform
ob das Formular veröffentlicht ist
wie Einreichungen synchronisiert werden
ob Einreichungen Dokumente oder Planentwürfe erzeugen sollen

Das pflegen meist Admins oder Workflow-Verantwortliche.

Formularanforderungen

Formularanforderungen legen fest, wann ein Formular für einen Patienten oder Workflow gebraucht wird.

Im aktuellen Alltags-UI hängen Anforderungen meistens an:

einer Leistung
einem Plan
einem einmaligen patientenspezifischen Workflow

Eine Anforderung sagt circleOS, welches Formular gebraucht wird, wer es ausfüllen soll und wann es als fällig oder erledigt zählt.

Wo Formulare auftauchen

Einstellungen → Workflow → Formulare: euer Formularkatalog
Formulardetailseiten: die Tabs Einreichungen und Einstellungen
Patientenprofil → Formulareinreichungen: alles, was ein Patient eingereicht hat
Buchungs- und Live-Mode-Workflows: Pflichtformulare für den aktuellen Besuch
Pläne: fehlende Formulare während eines Plans, wenn dieser Workflow genutzt wird

Der Formularkatalog selbst ist meistens ein Einrichtungsbereich. Im Alltag begegnet dein Team Formularen eher über Pflichtformularlisten, Live Mode oder Einreichungen im Patientenprofil.

Was du damit tun kannst

Eine saubere Liste wiederverwendbarer Formulare an einem Ort pflegen.
Formulare veröffentlichen, sobald sie für das Team bereit sind.
Formulare an die Workflows hängen, die sie brauchen.
Einen direkten Link zu genau einem Formular kopieren.
Den Patientenformular-Link aus Pflichtformularlisten per E-Mail, SMS oder QR-Code senden.
Einreichungen direkt beim Formular oder im Patientenprofil prüfen.
Ein ausgefülltes PDF hochladen, um eine Anforderung manuell zu erfüllen.
Steuern, ob Einreichungen zusätzliche Effekte auslösen, zum Beispiel Dokument-Sync, automatische Veröffentlichung oder Planentwürfe.

Die wichtigsten Formulareinstellungen

Auf der Detailseite eines Formulars steuert circleOS das wichtigste Verhalten:

Veröffentlicht: ob das Formular überhaupt verwendet werden kann
Webhook-URL: sichtbar, wenn Einreichungen per Webhook hereinkommen
Massen-Sync statt Webhook verwenden: schaltet auf den geplanten täglichen Bulk-Sync um
Dokumente synchronisieren: erzeugt Dokumentdatensätze aus Einreichungen
Dokumente automatisch veröffentlichen: veröffentlicht diese Dokumente automatisch
Pläne aus Einreichungen generieren: erstellt aus neuen Einreichungen einen Planentwurf

So läuft der typische Ablauf

Lege den Formulareintrag in circleOS an und trage die externe Formular-ID ein.
Veröffentliche das Formular, sobald es bereit ist.
Entscheide, wie Einreichungen hereinkommen sollen: per Webhook oder Bulk-Sync.
Entscheide, ob neue Einreichungen zusätzlich Dokumente oder Planentwürfe erzeugen sollen.
Hänge das Formular dort als Anforderung an, wo es gebraucht wird.
Der Patient oder ein Teammitglied füllt das Formular aus, oder das Team lädt stattdessen ein PDF hoch.
circleOS erfasst die Einreichung und markiert die Anforderung als erledigt, sobald eine gültige Einreichung vorhanden ist.

Abschluss und Gültigkeit

Ein Pflichtformular gilt als erledigt, wenn circleOS eine gültige Einreichung für diesen Patienten und Workflow hat. Das kann aus dem normalen patientenseitigen Ablauf kommen oder aus einem manuellen PDF-Upload durch das Team.

Wenn eine Einreichung nicht mehr zählen soll, kann das Team sie invalidieren. Manche Anforderungen speichern zusätzlich ein Gültigkeits- oder Auffrischungsfenster, damit circleOS erkennt, wann wieder eine neue Einreichung nötig ist. Eine invalidierte oder abgelaufene Einreichung erfüllt die Anforderung nicht mehr.

Zwei Links, die du kennen solltest

Formular-URL: von einem einzelnen Formular kopiert, wenn du genau dieses Formular senden willst
Patientenformular-Link: aus einer Pflichtformularansicht gesendet, wenn circleOS dem Patienten alles zeigt, was aktuell noch fehlt

Die QR-, E-Mail- und SMS-Aktionen in Pflichtformularlisten verteilen alle denselben Patientenformular-Link. Patienten melden sich dort an und sehen danach die Formulare, die gerade für sie relevant sind.