Rechnungen zeigen, was für einen Patienten abgerechnet wurde, welcher Rechnungstyp verwendet wurde und ob die Zahlung bereits erfasst ist. Je nach Einrichtung entstehen Rechnungen im Checkout oder werden aus einem externen Abrechnungssystem wie InSuite synchronisiert.
Wo du Rechnungen findest
- Rechnungsseite — Rechnungen im ganzen Workspace suchen und filtern
- Patientenprofil → Rechnungen — Rechnungen für einen einzelnen Patienten
- Rechnungsdetail — vollständiger Datensatz einer einzelnen Rechnung mit Positionen, verknüpften Buchungen, Käufen, Zahlungen und ggf. angehängtem Rechnungsdokument
Die Rechnungsliste unterstützt die wichtigsten Alltagsfilter:
- Patient
- Typ
- Status
- Rechnungsnummer
- Plattform
- Rechnungsdatum
- Externe ID
Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Erstellt und wartet noch auf Zahlung oder Finalisierung |
| Abgerechnet | Ausgestellt und nicht mehr nur im Vorbereitungszustand |
| Bezahlt | Zahlung wurde erfasst |
| Storniert | Storniert oder rückgängig gemacht |
Einige Workspaces sehen vorübergehend noch vorbereitende Zwischenzustände, wenn ein externer Abrechnungsablauf gerade erst aufgebaut wird.
Typen
Der Typ erklärt, warum die Rechnung existiert:
| Typ | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung | Standardabrechnung — Umsatz wird am Leistungsdatum erfasst |
| Vorauszahlung | Zahlung wird vor Erbringung der Leistung eingezogen (wird bis dahin als Verbindlichkeit behandelt) |
| Bestätigung | Verbraucht eine bestehende Vorauszahlung, wenn die Leistung erbracht wird |
| Stornierung | Macht eine vorherige Rechnung rückgängig |
| Gutschein | Gutschein-bezogener Datensatz (Verbindlichkeit bis zur Einlösung) |
Rechnungsdetail
Die Rechnungsdetailseite zeigt:
- Rechnungsnummer, Erstellungsdatum, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Betrag, Typ und Status
- den verknüpften Patienten
- Positionen
- verknüpfte Buchungen
- verknüpfte Käufe
- Zahlungen
- eine Vorschau in der Seitenleiste, wenn ein Rechnungsdokument angehängt ist
Mögliche Aktionen
Die Aktionsleiste verändert sich je nachdem, wie die Rechnung entstanden ist.
- In InSuite öffnen erscheint, wenn circleOS einen externen Abrechnungslink für diese Rechnung hat.
- Aktualisieren erscheint, wenn die Rechnung aus einer externen Engine neu synchronisiert werden kann.
- Veröffentlichen erscheint, wenn ein verknüpftes Rechnungsdokument noch nicht öffentlich ist.
InSuite-Integration
Wenn dein Workspace InSuite für die Abrechnung nutzt, hält circleOS den Rechnungsdatensatz mit InSuite verknüpft und kann Statusänderungen zurück nach circleOS synchronisieren.
Rechnung erstellen
Während des Checkouts bereitet circleOS den Rechnungsablauf vor und übergibt den externen Abrechnungsschritt an InSuite:
- Starte den Checkout aus dem Live-Modus.
- circleOS erstellt oder aktualisiert die Rechnungswarteschlange für diesen Besuch.
- Öffne die Rechnung in InSuite, sobald die Schaltfläche verfügbar ist.
- Finalisiere die Rechnung dort, falls euer Abrechnungsablauf das verlangt.
- Kehre zu circleOS zurück, um den synchronisierten Status zu verfolgen oder manuell zu aktualisieren.
Wenn das Erstellen der Rechnung fehlschlägt, verweist der Checkout dich normalerweise entweder auf das Patientenprofil für fehlende Rechnungsdaten oder auf die Rechnungseinstellungen bei Konfigurationsproblemen.
Synchronisierung und Aktualisierung
circleOS kann den Rechnungsstatus im Hintergrund aus InSuite synchronisieren. Wenn eine externe Verbindung verfügbar ist, kannst du eine sofortige Synchronisierung so anstoßen:
- Im Rechnungsdetail — klicke auf Aktualisieren, um den neuesten Status aus InSuite abzurufen.
- Während des Checkouts — der Checkout prüft den Status erneut, solange die Rechnung noch Arbeit braucht. Du kannst also zwischen circleOS und InSuite wechseln, ohne deinen Platz zu verlieren.
Rechnungs-PDFs
Wenn ein Rechnungs-PDF verfügbar ist, wird es am Rechnungsdatensatz angehängt und kann in der Seitenleiste des Rechnungsdetails in der Vorschau geöffnet werden.
Zahlungsplattformen
Rechnungen können je nach Workspace-Konfiguration mit Zahlungen von verschiedenen Plattformen verknüpft sein:
Stripe, InSuite, SumUp, Lemniscus, Shopify und Medusa.
Die Plattform erscheint als Chip auf der Rechnung und ist als Filter in der Rechnungsliste verfügbar.
Fehlerbehebung
- Noch keine Rechnungsnummer — die Rechnung wird wahrscheinlich extern noch vorbereitet. Finalisiere sie bei Bedarf in InSuite und aktualisiere dann in circleOS.
- Veralteter Status — nutze die Aktualisierungsaktion im Rechnungsdetail oder warte kurz auf die Hintergrundsynchronisierung.
- „In InSuite öffnen" oder „Aktualisieren" fehlt — die Rechnung hat möglicherweise noch keinen externen Engine-Link oder die Abrechnungsintegration ist für diesen Workspace oder Standort nicht eingerichtet.
- Rechnung nicht dort verknüpft, wo erwartet — öffne das Rechnungsdetail und prüfe den verknüpften Patienten, Buchungen, Käufe und Zahlungen.