Formularanforderungen sagen circleOS, welche Formulare für einen Patienten oder Workflow ausgefüllt werden müssen. Einmal eingerichtet, können fehlende Formulare in Live Mode, Patienten-Workflows, Buchungs-Workflows und planbezogenen Workflows auftauchen.
So funktionieren Anforderungen
Eine Anforderung kombiniert vier Dinge:
| Einstellung | Was sie steuert |
|---|---|
| Formular | Welches Formular ausgefüllt werden muss |
| Erforderlich von | Wer es ausfüllt: Patient oder Behandler |
| Erforderlich bei | Wann es fällig wird. Im aktuellen Alltags-UI wählt das Team vor allem vor dem Termin und während des Plans. |
| Gültigkeit | Wie lange eine abgeschlossene Einreichung noch zählen soll, bevor sie erneut gebraucht wird |
Unter der Haube unterstützt circleOS mehr Kombinationen, als das tägliche UI direkt zeigt. Für die meisten Teams sind in der Praxis Service-Anforderungen, Plan-Anforderungen und einmalige patientenspezifische Anforderungen relevant.
Anforderungen an eine Leistung hängen
Verwende das, wenn ein Formular bei jedem Termin einer bestimmten Leistung gebraucht wird, zum Beispiel Aufnahme, Einwilligung oder ein Fragebogen vor dem Besuch.
- Gehe zu Einstellungen → Leistungen und öffne die Leistung.
- Öffne den Tab Formulare.
- Nutze den Bereich Patient oder Mitarbeitende, je nachdem, wer das Formular ausfüllen soll.
- Füge die Formulare auf der passenden Seite hinzu.
- Prüfe Zeitpunkt und Gültigkeit für jede Anforderung.
Neue Service-Anforderungen starten als vor dem Termin. Danach kannst du Zeitpunkt, Beteiligte und Gültigkeit direkt auf der Anforderungskarte anpassen.
Sobald die Konfiguration gespeichert ist, erscheinen diese Anforderungen automatisch, wenn ein Patient eine Buchung für diese Leistung hat. Patientenanforderungen speisen den patientenseitigen Formularablauf. Behandleranforderungen bleiben interne Teamarbeit.
Patientenspezifische Anforderungen
Manchmal braucht ein einzelner Patient ein Formular, das nicht Teil der normalen Leistungskonfiguration ist. Füge diese einmalige Anforderung direkt aus einer Pflichtformularliste hinzu, zum Beispiel aus dem Live-Modus.
In der aktuellen Oberfläche werden diese Anforderungen als Patient-Anforderungen mit vor dem Termin angelegt. Sie können aus derselben Liste später wieder entfernt werden. Service- und Plan-Anforderungen bleiben dagegen in ihren jeweiligen Einstellungsbereichen verwaltet.
So wird eine Anforderung erfüllt
Eine Anforderung ist erledigt, wenn circleOS eine gültige Einreichung hat, die für diesen Patienten noch zählt:
- Der Patient reicht das Formular ein: der gemeinsame Formularablauf ordnet die Einreichung wieder dem richtigen Patienten zu.
- Das Team lädt ein ausgefülltes PDF hoch: klicke auf das Upload-Symbol neben der fehlenden Anforderung, wähle das PDF und bestätige. circleOS speichert es als Formulareinreichung und aktualisiert die Anforderung sofort.
Wenn eine Einreichung nicht mehr zählen soll, öffne sie und nutze Invalidieren. Dadurch ändert sich nur der Abschlussstatus. Einreichung und verknüpftes Dokument bleiben erhalten.
Mehr dazu steht unter Formulareinreichungen.
Wo Anforderungen auftauchen
- Leistungseinstellungen: hier definierst du die Standardanforderungen für eine Leistung
- Live Mode: die Formularkarte zeigt Patientenanforderungen für den heutigen Besuch mit dem Status fehlend oder erledigt. Das Team kann den Patientenformular-Link per QR-Code, E-Mail oder SMS senden, ein PDF hochladen oder direkt eine patientenspezifische Anforderung hinzufügen. Behandleranforderungen mit vor dem Termin können ebenfalls im Besuchsablauf sichtbar werden, bleiben aber intern. Siehe Formulare im Live-Modus.
- Pläne: Plan-Anforderungen können in Plan-Workflows verfolgt werden
- Einreichungsansichten: im Patientenprofil oder an einer Buchung sieht das Team, was tatsächlich eingereicht wurde, auch wenn die Einrichtung der Anforderungen woanders passiert
Typische Muster
- Vor dem Termin für alles, was der Patient vor dem Erscheinen ausfüllen soll, zum Beispiel Aufnahme, Einwilligung oder Anamnese
- Während des Plans für Formulare, die innerhalb eines aktiven Plans auftauchen sollen
- Gültigkeit / Auffrischungsfenster für regelmäßige Aktualisierungen, etwa einen Gesundheitsfragebogen alle 90 Tage
- Von Behandlern für interne Checklisten und operative Schritte des Teams
- Patientenspezifische Anforderungen für einmalige Ausnahmen; halte den Standard möglichst auf der Leistung und nutze diese sparsam
Das Datenmodell kennt außerdem Zeitpunkte wie vor Checkout und bei Anmeldung, aber das sind in der aktuellen Team-Oberfläche keine typischen Self-Service-Optionen.