Vorlagen sind wiederverwendbare Startpunkte für strukturiertes Schreiben. Sie helfen deinem Team, mit denselben Überschriften, Hinweisen und Layouts zu beginnen, statt dieselbe Struktur jedes Mal neu aufzubauen.
In circleOS sind Vorlagen aktuell blockbasierte Schreibvorlagen. Sie werden für Notizen und blockbasierte Dokumente verwendet, nicht für hochgeladene PDF-Dateien.
Du verwaltest sie unter Einstellungen → Workflow → Vorlagen.
Wofür Vorlagen verwendet werden
Vorlagen werden an diesen Stellen verwendet:
- Notizen: eine Vorlage während des Schreibens anwenden
- Dokumente: beim Erstellen eines blockbasierten Dokuments zwischen leerem Start und Vorlage wählen
- Einige planbezogene und KI-gestützte Dokument-Workflows: eine Vorlage als Ausgangsstruktur oder optionale Orientierung verwenden
Vorlagen erstellen und verwalten
Unter Einstellungen → Workflow → Vorlagen kannst du Vorlagen erstellen, öffnen, bearbeiten, duplizieren und löschen. Sobald du eine Vorlage öffnest, bearbeitest du sie direkt im Editor.
Eine Vorlage erstellen
- Öffne Einstellungen → Workflow → Vorlagen.
- Klicke auf die Schaltfläche Vorlage.
- Gib der Vorlage einen aussagekräftigen Titel.
- Füge eine optionale Zusammenfassung hinzu, damit Teammitglieder die richtige Vorlage schnell finden können.
- Erstelle die Vorlage.
- circleOS öffnet die Vorlage direkt, damit du den Inhalt sofort bearbeiten kannst.
Eine bestehende Vorlage verwalten
Aus der Vorlagenliste kannst du:
- die Vorlage öffnen
- den Vorlageninhalt bearbeiten
- sie duplizieren, wenn du eine Variante erstellen möchtest, ohne von vorne zu beginnen
- sie löschen, wenn dein Team sie nicht mehr verwendet
Wenn du eine Vorlage direkt bearbeitest, wirken sich diese Änderungen nur auf künftige Notizen und Dokumente aus, die daraus erstellt werden. Bereits bestehende Inhalte werden dadurch nicht rückwirkend geändert.
Vorlagen anwenden
Vorlagen verhalten sich je nach Workflow etwas unterschiedlich:
- Notizen lassen dich eine Vorlage während der Bearbeitung anwenden. Wenn die Notiz bereits Inhalt hat, bittet circleOS dich vor dem Ersetzen um Bestätigung.
- Dokumente lassen dich zuerst zwischen leerem Start und Vorlage wählen. Die ausgewählte Vorlage wird in das neue blockbasierte Dokument kopiert.
- Einige planbezogene und KI-gestützte Dokument-Workflows können eine Vorlage als Ausgangsstruktur oder optionale Orientierung verwenden.
Nachdem ein Dokument erstellt wurde, aktualisiert eine spätere Änderung an der Vorlage dieses Dokument nicht automatisch.
Für workflow-spezifische Details siehe Notizen, Dokumente und Circle Intelligence.
Gute Vorlagen-Gewohnheiten
Vorlagen funktionieren am besten, wenn sie leicht zu überblicken und leicht wiederzuverwenden sind.
- Halte Abschnittstitel kurz und eindeutig
- Verwende Hinweise nur dort, wo sie beim Schreiben wirklich helfen
- Füge eine kurze Zusammenfassung hinzu, wenn Vorlagen ähnliche Titel haben
- Dupliziere eine gut funktionierende Vorlage, bevor du eine größere Variante baust
- Prüfe ältere Vorlagen regelmäßig und entferne nicht mehr genutzte